La "réunionite", cette (mauvaise) habitude qui coûte cher aux entreprises

Quel est le coût d'une réunion de travail ? Difficiles à quantifier, peu d'entreprises se sont posées cette question et ne savent donc pas combien d'argent est dépensé pour des meetings inutiles.

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C'est précisément pour éviter ce gaspillage que l'entreprise Shopify a voulu fixer un prix et une limite aux réunions inutiles de ses employés.

Kaz Nejatian, vice-président des produits et des opérations de Shopify, a confirmé le processus suivi par l'entreprise pour en finir avec les 12 000 réunions de travail par an, comme il l'a expliqué dans une interview accordée à 'Creator Economy'.

"Aucune réunion le mercredi". Voilà comment tout a commencé chez Shopify. Une journée sans meeting qui a permis aux employés de se concentrer entièrement sur leur travail, sans distraction extérieure.

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Au vu des résultats, les dirigeants ont étendu les mesures à l'annulation pure et dure de toutes les réunions de plus de trois personnes ainsi qu'à l'élimination des canaux Slack qui n'étaient pas indispensables.

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La grande mesure, celle qui a fait faire un bond en avant à la productivité, a consisté à remplacer l'option par défaut pour assister à une réunion de travail par "Non" au lieu du fameux "Oui". Ce simple geste a permis de réduire le nombre total de meetings d'environ 35 %.

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Une étude du Massachusetts Institute of Technology (MIT) a révélé que les entreprises qui s'étaient engagées à ne pas organiser de réunions pendant trois jours par semaine avaient augmenté leur productivité de 73 % et réduit le stress de leurs employés de plus de la moitié.

Shopify avait porté cette prérogative à un autre niveau. En réalité, une fois ce stade atteint, les dirigeants de l'entreprise ont décidé de chiffrer l'argent qu'ils économisaient en annulant systématiquement les réunions.

C'est pourquoi le "Shopify Cost Calculator" (un calculateur de coûts) a été conçu. Cet outil interne aux employés permet d'estimer le prix d'une réunion d'affaires, en fonction du nombre de personnes présentes et de leur position dans l'entreprise.

Le résultat est sans appel : une réunion coûte en moyenne 1821 euros à l'entreprise. Si l'on multiplie ce prix par les 12 000 meetings annulés, l'économie réalisée s'élève à un peu plus de 21 millions d'euros, ce qui est déjà énorme.

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Dans de nombreux cas, certaines réunions peuvent parfaitement être remplacées par un simple courriel.

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Selon une étude de l'université de Harvard, deux réunions sur trois sont une perte de temps et pourraient être résolues par un simple courriel.

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Le problème de ces petites réunions régulières est qu'elles sont si courtes qu'elles ne sont pas prises en compte. Du moins si vous ne disposez pas du "Shopify Cost Calculator". Il va sans dire que le temps, c'est de l'argent !

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Cependant, de plus en plus d'entreprises prennent conscience du caractère contre-productif de nombreuses réunions.

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Un autre exemple est celui de Microsoft, dont les données pour 2023 ont révélé que ses employés passaient jusqu'à 57 % de leur temps de travail en réunion, à discuter dans des chats de travail ou à répondre à des courriels.

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Concrètement, il ne leur reste donc que 43 % de la journée pour travailler.

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